Wat is er zo moeilijk aan inschrijven?

Inschrijven op aanbestedingen is eigenlijk heel eenvoudig. Net als het schrijven van een offerte voor ander bedrijf dat diensten van u wil afnemen, begint het inschrijven voor de publieke sector met maar één vraag: Wat wil de klant eigenlijk? Daarom bedenken we ons wat ze hebben gevraagd, en nog belangrijker: waarom ze er om hebben gevraagd. Want uiteindelijk willen we weteen met welke uitdagingen ze momenteel geconfronteerd worden. We willen de klant zijn behoeften goed leren kennen en begrijpen hoe en hun besluitvorming werkt om al dan niet in te kopen. U vraagt zich af op welke knoppen u moet drukken.

Wat wil de aanbesteder weten?

Al die vragen die u zich stelt als u zelf een grote inkoop doet of bepaalde zaken uitbesteedt, die stellen uw klanten zich ook. Voor een goede offerte en een goede inschrijving verplaatst u uzelf in de situatie, mind-set en behoeften van uw potentiële opdrachtgever. Denk eens terug aan een grote aankoop beslissing die jezelf onlangs gemaakt hebt. Wat heeft u overwogen? Waarschijnlijk stonden dit soort zaken hoog op uw lijst:

• Heeft de leverancier begrepen wat ik wil?
• Leveren ze wat ik heb gevraagd?
• Begrijp ik wat ik krijg voor mijn geld?
• Komen ze over als een kwaliteitsleverancier?
• Heb ik vertrouwen in hen?
• Houden ze zich aan de afspraken?
• Kennen ze mijn branche?
• Zijn het vakmensen?
• Krijg ik waar voor mijn geld?

Schrijf het maar op

Als u eenmaal goed doordacht heeft wat de klant echt wil, voor u aan het schrijven slaat, dan is de volgende stap om goed na te denken over wat uw bedrijf in huis heeft en hoe u hen kunt helpen en hun behoeften en wensen kunt inlossen. Inschrijven is van nature geen ingewikkeld proces. U heeft dit al vaak gedaan. Alles wat u hoeft te doen is:

• Schriftelijk rustig en daadkrachtig uit te leggen waar u denkt dat de klant om vraagt en waarom
• Ervoor te zorgen dat het voorstel is geschreven in de vorm en de structuur die de klant verwacht
• Duidelijk uit te leggen wat u gaat leveren, hoe u het gaat leveren en waarom dit de juiste aanpak is
• Overtuigend te laten zien dat u de systemen, mogelijkheden en mensen heeft die nodig zijn
• Uw beweringen te staven met natrekbare referenties, case studies en onweerlegbare feiten

Oefening baart kunst

Het is met inschrijven eigenlijk net als met een sport als golf. Het is niet moeilijk te snappen wat er moet gebeuren. Iedereen weet dat je met een club tegen een balletje moet slaan en dat dat balletje in de hole moet landen. Voor golven hoef je geen diploma te halen. Het is een eenvoudig spel. Toch zijn er maar weinig mensen die echt goed kunnen golven. Het is namelijk een kwestie van techniek en oefening, heel veel oefening, om goed te kunnen golven. Inschrijven is eigenlijk net zo simpel. Het is een ambacht waarin volledigheid, schrijverskunst en verkooptechniek samen komen. Het vergt oefening om u te bekwamen en u verliest snel uw vaardigheid als u het niet regelmatig doet. Bovendien moet u uw potentiële opdrachtgever goed begrijpen en moet u echt een goede oplossing in huis hebben, om succesvol te zijn.

Bron: (Bewerkt van) Mike Botkanson, 29 november 2010, http://www.ibreak.info/how-to-format-ones-bid-writing-so-as-to-secure-tenders.html