Snel goede offertes maken

De toekomst is dat als we zaken willen doen met de overheid het via aanbestedingen loopt. Dit zijn lastige procedures. Veel bedrijven hebben zo hun twijfels. Die blijken niet terecht. Wel betekent dit dat bedrijven die hun offerte uitbrengen snel kwalitatief goede en complete offertes moeten kunnen uitbrengen die de ambtenaren overtuigen. Het motto is dus: snel goede offertes maken.

Aanbestedingen en Tenders Winnen

In het kader van het streven naar één grote Europese markt of voor het verkrijgen en behouden van subsidies worden bedrijven in Nederland verplicht hun inkopen aan te besteden. Hiernaast vindt er in Nederland een verdere professionalisering plaats van inkoopafdelingen. Naast het feit dat een groeiend aantal organisaties hun eigen inkoopafderuimling hebben, maken bedrijven steeds vaker gebruik van gespecialiseerde inkooporganisaties.

Dit betekent dat uw verkopers geconfronteerd worden met veelal uitgebreide offerteaanvragen, zoals: Tenders, Europese aanbestedingen, aanbestedingen, wel of niet openbare aanbestedingen, Requests for Information (RFI's), Requests for Proposal (RFP's), offertes, etc.

Ondanks het stijgende aantal aanbestedingen en uitgebreide offertetrajecten nemen steeds minder organisaties deel aan deze aanbestedingen en tendertrajecten.

De redenen hiervoor variëren. Enkele reacties van verkoopverantwoordelijken vanuit het onderzoek waren:

• 'we worden toch altijd afgewezen'
• 'het kost te veel tijd'
• 'ik moet te veel informatie over mijn bedrijf prijs geven'
• 'we lopen meestal vast bij de volgorde van de hoofdstukken'
• 'niemand bij ons kan zo'n uitgebreide offerte maken'
• 'er wordt toch alleen maar gekeken naar prijs'

'het is altijd hetzelfde bedrijf dat de opdracht krijgt'

Er zijn bedrijven die een groot marktaandeel verkrijgen door het winnen van aanbestedingen en/of tenders.

Het kan dan ook erg interessant zijn om deel te nemen aan deze trajecten. Hiernaast levert het een hoge mate van omzetgarantie op door de langdurige samenwerkingsovereenkomsten welke er aan gekoppeld zijn.

In de praktijk blijkt dat aanbesteding veelal geen prioriteit krijgt. Het wordt erbij gedaan wanneer men "er tegen aan loopt" of onder het motto "dit gaat wel om heel veel omzet".

Wilt u als ondernemer ook uw marktaandeel vergroten door middel van aanbestedingen en/of tenders?

Dan is het van groot belang dat u, uw interne proces daarop afstemt. Als er geen aandacht voor het interne proces is zullen aanbestedingen en/of tenders altijd als "lastig", "een prijzenslag" en "tijdrovend" worden ervaren.

Dit terwijl er een uitgelezen kans voor u ligt om op een relatief eenvoudige wijze meer omzet te genereren. Om succesvol te zijn dient u tenminste aan de volgende voorwaarden te voldoen.

• Zorg voor een duidelijk intern proces met taken en verantwoordelijkheden
• Manage uw scoringspercentages en leer van elke gewonnen en verloren aanbesteding
• Leer een aanbesteding of tender te screenen op "haalbaarheid"
• Draag zorg voor een professionele uitstraling
• Besteed uitzonderlijk veel aandacht aan het hoofdstuk "kwaliteit"
• Spreek de taal in uw oplevering van zowel de inkoper als de gebruiker en de beslisser
• Heb oog voor detail.

Uit: SalesImprovementGroup.nl