Teveel rompslomp

Bijna iedereen is het er over eens. Aanbestedingen geven te veel rompslomp. Inschrijvers én aanbesteders worden bedolven onder een te zware papierwinkel. Daar wordt niemand beter van. Gelukkig kan het ook anders. Als de aanbesteders slimmer en zuiniger met criteria en bewijstlast omgaan, wordt het allemaal veel dragelijk. Dit maakt het voor MKB-ers ook toegankelijker, zeker als de aanbesteding opgedeeld wordt in parcelen en ze als consortium kunnen inschrijven.

Aanbesteden geeft te veel rompslomp

De procedures voor het aanbesteden van overheidsopdrachten hebben tot doel open concurrentie binnen de Europese grenzen te bevorderen. Overheidsopdrachten moeten worden opengesteld voor alle bedrijven. "Best value for money" moet het uitgangspunt zijn bij overheidsaanschaffingen. De procedures moeten leiden tot transparante, objectieve en non-discriminatoire aanbestedingen. De uitgangspunten van de Europese aanbestedingsrichtlijnen zijn op het eerste gezicht helder. Overheidsinstellingen die meer dan een bepaald bedrag besteden aan een bouwwerk, een levering of een dienst, dienen dit bekend te maken. Bedrijven uit binnen- en buitenland die belangstelling hebben voor de order, kunnen vervolgens een offerte indienen. De beste aanbieder krijgt -kort gezegd- de opdracht.

In de praktijk zijn echter ook negatieve geluiden te horen, zowel van de zijde van het bedrijfsleven als van de zijde van de overheid (hoewel beide van andere aard). Uit de nationale evaluatie onder bedrijven kwam naar voren dat de regelgeving door veel ondernemingen als belastend wordt ervaren. De kosten aan administratieve verplichtingen en rekenwerk die inschrijvende bedrijven maken, staan vooral bij kleinere opdrachten niet in verhouding tot de waarde van de opdracht:

"Er is sprake van een bureaucratisering van de aanbestedingsprocedures (veel papieren rompslomp). Uitgebreide voorselecties worden gehouden om bedrijven af te kunnen laten vallen (waarbij de steun van een ingeschakeld adviesbureau erg zwaar weegt). Bij het huidige drempelbedrag wordt nauwelijks buitenlandse concurrentie opgeroepen, terwijl de Europese regelgeving wel zorgt voor extra kosten voor de aanbieders. Deze extra kosten voor de bedrijven bestaan onder andere uit het aanvragen van verklaringen en het overleggen van financiële en technische documentatie. Bij de selectie van de aanbieder stellen opdrachtgevers steeds meer, vaak minder van belang zijnde, eisen, verklaringen en gegevens.

Hierdoor neemt de administratieve lastendruk voor de ondernemer toe (bijvoorbeeld notariskosten voor het verkrijgen van de verklaringen) terwijl de indruk bestaat dat deze extra informatie soms weinig toegevoegde waarde heeft. Vooral deelname door kleinere bedrijven wordt door de toename aan eisen, verklaringen en verzoeken om informatie bemoeilijkt. Bovendien nemen door deze ontwikkeling niet alleen de kosten van potentiële aanbieders toe, maar ook de (verwerkings)kosten van de opdrachtgever."

Ook overheden kampen met problemen als gevolg van deze hen opgelegde regels. Vooral de minder frequent aanbestedende overheden vinden de wetgeving weinig flexibel en complex en zijn soms genoodzaakt voor de uitvoering van een aanbestedingsprocedure een adviesbureau in te huren. Evenals bedrijven worden ook de aanbesteders geconfronteerd met een extra werkbelasting, grotere administratieve lasten en een langere besluitvorming waardoor hogere kosten.

Het moet anders

De kwalitatieve beoordeling van gegadigden en inschrijvers levert soms in de praktijk problemen op. Omdat de richtlijnen weinig ruimte bieden om na indiening van een offerte te overleggen, specificaties te wijzigen, laat staan te onderhandelen kan bij aanbestedende diensten de neiging ontstaan om zoveel mogelijk eisen te stellen, bijvoorbeeld ingegeven door de wens zo veel mogelijk manoeuvreerruimte te behouden. De hoeveelheid informatie vormt zowel een probleem voor de inschrijvende bedrijven als voor de aanbestedende diensten, voor welke de verwerking van de informatie tot veel extra administratieve werkzaamheden leidt. Afgezien van de lasten voor de bij de aanbesteding betrokken partijen leidt het stellen van veel en -al dan niet door het systeem van regelgeving gedwongen- onnodig hoge eisen tot uitsluiting van het midden- en kleinbedrijf. Dit, terwijl het beleid van dezelfde overheid er op is gericht om deze sector meer kansen te geven.

Zuinig met kwalitatieve criteria

Uitgangspunt bij het stellen van de kwalitatieve selectiecriteria moet zijn dat deze proportioneel zijn: zij moeten in redelijke verhouding staan tot de aard en omvang van de opdracht. Dit is in het belang van zowel het bedrijfsleven als van de aanbestedende diensten zelf omdat door onredelijke of overbodige criteria mogelijke geschikte gegadigden worden afgeschrikt. De criteria moeten reëel, objectief en eenduidig zijn. Een aanbestedende dienst mag geen informatie opvragen, die blijkens de door hem aangelegde inhoudelijke geschiktheidseisen niet relevant is voor de beoordeling van de geschiktheid van de aanbieders.

Kwalitatieve selectiecriteria zijn bovendien alleen toelaatbaar indien de toepassing daarvan (objectief) toetsbaar is. De relevante criteria moeten zodanig worden geformuleerd en gewogen dat kwalificatie mogelijk is, zonder dat eisen onnodig hoog worden opgeschroefd. Een aanbestedende dienst moet vooraf in de advertentie of de selectieleidraad aangeven op welke objectieve wijze het aantal gegadigden zal worden beperkt en welk aantal uiteindelijke op de shortlist zal worden geplaatst. Een cijfermatige waardering (puntensysteem) of het aangeven van de relatieve zwaarte van de verschillende criteria verdient in de praktijk veelal de voorkeur boven loting. Bij een cijfermatige waardering moet ook worden uitgelegd hoe de weging tot stand zal komen. Deze uitleg moet bij de kwalificatiestukken worden vermeld.

In overweging wordt gegeven dat een "wens" in de ogen van een aanbieder snel wordt vertaald tot "eis", indien er geen score bijstaat.

Indien de laagste prijs het gunningscriterium is, levert de selectie in het algemeen geen probleem op. In geval men kiest voor de economisch meest voordelige aanbieding dienen de te hanteren subcriteria helder en duidelijk te worden weergegeven, samen met de wegingsfactoren. Het vragen van niet direct ter zake doende informatie die niet relevant is voor de specifieke aanbesteding, is tijdrovend en kostbaar. Het is beter om het vragen van informatie te beperken tot die informatie die voor de selectie van de economisch meest voordelige aanbieding voor de betreffende aanbesteding noodzakelijk is, en eenvoudig en eerlijk getoetst kan worden.

Minder lastendruk

De administratieve lastendruk die door toepassing van de richtlijnen ontstaat, moet worden verminderd. De hoge transactiekosten die ontstaan door steeds weer opnieuw allerlei bewijsstukken te moeten overleggen, moeten worden verminderd.

Daarom wordt er veel gewerkt met zogenaamde eigenverklaringen van inschrijvers. Via deze eigen-verklaring geeft de inschrijver aan dat hij in staat is op verzoek de gevraagde bewijsstukken te overleggen. Met behulp van deze eigenverklaring kan het overleggen van een zeer groot aantal formulieren en bewijsstukken door alle gegadigden/inschrijvers worden ondervangen.

Voor een aantal sectoren is het wellicht zinvol om een registratie- en kwalificatiesysteem in te stellen. Enkele sectoren zijn hiertoe reeds overgegaan. In Duitsland is dit al heel gewoon.

Mag het een onsje minder?

De omvang van opdrachten kan voor het midden- en kleinbedrijf een drempel vormen in te kunnen schrijven op overheidsopdrachten. Dit heeft voor beide partijen nadelige gevolgen. Door het gebrek aan inschrijvingen vanuit het midden- en kleinbedrijf dreigen aanbestedende diensten ook de specifieke voordelen die deze bedrijven vaak kunnen bieden - flexibiliteit, inbreng van creativiteit en lokale kennis en klantencontact - te missen. Ook wordt daardoor het aanbodpotentieel verkleind. Omgekeerd missen deze MKB-bedrijven kansen op een deel van de overheidsmarkt. Voor beide partijen is het van belang om hiervoor een oplossing te vinden.

Men kan aanbestedingen in percelen te verdelen. Door opdrachten die zich daar voor lenen op deze wijze aan te besteden kunnen aanbestedende diensten deze drempel wegnemen. Een opdracht in het kader van de Richtlijn Diensten kan bijvoorbeeld verdeeld zijn in een perceel drukwerk en een perceel promotiecampagne. Voor de raming van de totale waarde van de opdracht worden de verschillende percelen bij elkaar opgeteld. Als de totale waarde boven het drempelbedrag van 200.000 ECU uitkomt, moet ieder perceel wel gegund worden volgens de betreffende richtlijn, ongeacht of de waarde van een afzonderlijk perceel beneden het drempelbedrag blijft.

Kleinere bedrijven kunnen ook zelf hun positie versterken door het oprichten van een gezamenlijk consortium. Deze consortia kunnen een tijdelijk karakter hebben - voor een specifieke opdracht - of meer langdurig zijn. Het is afdoende indien gezamenlijk inschrijvende bedrijven toezeggen een combinatie te vormen zodra de opdracht aan hen wordt gegund. Gelet op de korte termijn die bedrijven hebben om op een opdracht in te schrijven zal het veelal wel noodzakelijk zijn om het nodige voorwerk te verrichten.

Samenwerking tussen bedrijven, gericht op het inschrijven op grote(re) overheidsopdrachten moet niet bij voorbaat worden gefrustreerd door onevenredige hoge geschiktheidseisen. Combinaties van bedrijven moeten zonder verhoogde eisen kunnen inschrijven.

Bron: Aanbestedingenonline.nl