Answers to Frequently Asked Questions

Bidding for grants and contracts is not always easy. Our clients often ask us questions about that. We slected the most frequently asked questions for you - and the answers we regularly give to them. We hopes this may be of help to you. 

Heeft ieder bedrijf gelijke kansen om een aanbesteding te winnen?

De regels voor Europese aanbestedingen zijn in het leven geroepen om alle bedrijven een kans te geven op een overheidsopdracht. Daarbij moet een aanbesteding openbaar en transparant zijn en mogen de bedrijven die zich inschrijven op een aanbesteding niet geweerd worden. In dat opzicht heeft iedere leverancier dan ook gelijke kansen. Echter, het komt zelden voor dat bedrijven één-op-één met elkaar te vergelijken zijn en dat ze dan ook nog eens dezelfde offerte qua inhoud inleveren. In de eerste plaats zal de aanbestedende instantie nagaan of de inschrijvende bedrijven wel aan de criteria voldoen. De kleinste afwijking kan al reden zijn om niet geselecteerd te worden. Men beoordeelt daarbij factoren als prijs, kwaliteit, risico, ervaring, en dergelijke. Let wel, persoonlijk contact met de juiste instantie en personen helpt bij het winnen van de aanbesteding natuurlijk wel, zoals dat vaak in verkoop-aankoop trajecten gaat. Het elkaar gunnen en vertrouwen speelt dan ook bij aanbestedingen een belangrijke rol. Het netwerken is dan ook erg belangrijk en daar wij staan u graag in bij. Hierbij kunnen wij u ook in contact brengen met andere aangeslotenen van Tenders2Go zodat u als consortium inschrijft en meer kansen maakt.

Wat is het verschil tussen een openbare en niet-openbare aanbesteding?

Hoewel de term 'niet openbaar' anders doet vermoeden, kan iedereen zich gewoon inschrijven op ook een niet-openbare aanbesteding. Het verschil tussen een openbare en niet-openbare aanbesteding zit in de procedure. In alle twee de gevallen moet een leverancier zich kwalificeren en een offerte uitbrengen. Echter, in geval van een niet-openbare aanbesteding mag de uiteindelijke offerte pas worden ingeleverd als het bedrijf daarvoor is geselecteerd. Dit doet de aanbestedende instantie aan de hand van uitsluitingsgronden en selectiecriteria. Het proces is dan ook eigenlijk in tweeën opgeknipt en deze duurt daardoor ook langer. De openbare procedure geeft minimaal 52 dagen de tijd tot reageren, de niet openbare procedure 37 dagen voor de kwalificatieronde en 40 dagen voor het inleveren van de offerte.

Wie zijn de aanbestedende instanties eigenlijk?

De regels voor aanbestedingen (richtlijnen) zijn Europees geregeld en gelden voor praktisch alle overheden en organisaties die met publieksgeld gefinancierd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gemeentes, provincies, waterschappen, rijksoverheid, aan de overheid gelieerde instellingen, zoals De Nederlandse Bank, Informatie Beheer Groep, en bedrijven en instellingen waarin de overheid grote invloed heeft, zoals het GAK of TNO.

Wanneer moet een overheidsinstantie conform de regels van de Europese aanbesteding aanbestedingen uitschrijven?

Dit hangt af van de drempelwaarden, de hoogte van het aan te kopen product of dienst. Deze drempelwaarden bedragen voor 2012-2013 richtlijn 2004/18/EG in € :

* voor de centrale overheid is dit bedrag 130.000

In welke gevallen hoeft een instantie niet aan te besteden?

Bijvoorbeeld voor kleine opdrachten waarvoor objectief is vast te stellen dat inschrijvers uit andere Lidstaten geen interesse hebben, hoeft de aanbestedende dienst geen enkele aanbestedingsprocedure te doorlopen. Heeft zij echter een eigen inkoopbeleid dat voorschrijft dat zij boven een bepaalde waarde bepaalde regels in acht moet nemen, dan moet zij deze regels uiteraard wel toepassen. Doet zij dat niet, dan kan sprake zijn van een onrechtmatige overheidsdaad richting inschrijvers die niet de mogelijkheid hebben gekregen een inschrijving in te dienen.

Wat zijn zoal de criteria waar een instantie een leverancier op selecteert?

Een aanbestedende instantie zal minimaal rekening moeten houden met de financiële situatie en de technische bekwaamheid van de leverancier. Vooral in mindere economische tijden kunnen bedrijven slechtere bedrijfsresultaten hebben over de laatste paar boekjaren. Dit geeft de aanbestedende instantie een probleem, omdat de continuïteit van een aanbieder daardoor niet goed ingeschat kan worden. Het kan zijn dat een instantie exclusiviteit van leveringen en diensten over meerdere jaren biedt waardoor het begrip 'continuïteit' waarde voor de aanbestedende dienst en voor de leverancier krijgt. In de preselectiefase kan tevens uitgebreid onderzoek gedaan worden naar de opgegeven referenties.

Krijgen niet alleen de grote bedrijven een kans om een aanbesteding te winnen?

Er kan gesteld worden dat alle marktpartijen, zowel klein als groot, een kans moeten krijgen om mee te dingen naar gunningen. Daarbij hangt het natuurlijk erg af van de aanbestedende instantie wat voor soort partijen de voorkeur hebben. Het is echter wel in het belang van de aanbestedende instantie dat niet alleen grote marktpartijen inschrijven, maar ook het midden- en kleinbedrijf. Want daar zitten ook zeer goed presterende leveranciers tussen.

Mag een aanbestedende dienst gaandeweg de aanbestedingsprocedure gunningscriteria wijzigen?

Nee. Dat is verboden. Als een aanbestedende dienst de gunningscriteria aanpast, ontstaat een nieuwe aanbestedingsprocedure. De aanbestedende dienst moet dan de lopende procedure stopzetten en een nieuwe procedure starten.

Mag een aanbestedende dienst mij de motivatie voor zijn gunningsbesluit weigeren?

Dat mag niet. U mag als inschrijver tot in detail vragen naar hoe de beoordeling door de aanbestedende dienst is uitgevoerd. De aanbestedende dienst mag daarbij alleen informatie achterhouden die andere inschrijvers als bedrijfsgevoelig hebben aangemerkt. Voor het overige moet u precies terug kunnen zien op welke punten en waarom uw offerte minder heeft gescoord dan de winnende offerte.

Kan ik mijn inschijving na de sluitingsdatum nog aanvullen?

Nee, dat kan niet. U mag uw inschrijving na de sluitingsdatum van de aanbesteding niet meer wijzigen of aanvullen. Dat zou in strijd zijn met het gelijkheidsbeginsel. Wel mag u uw inschrijving verduidelijken of verschrijvingen aanpassen, zolang maar niet sprake is van een wezenlijke wijzigingen aan uw inschrijving.

Welke rechtsmiddelen heb ik als inschrijver als de aanbesteder mij benadeelt?

Ten eerste kunt u in kort geding vragen om stopzetting van de aanbesteding, een verbod op gunning, het gelasten van een heraanbesteding en/of een herbeoordeling van inschrijvingen. In een bodemprocedure kunt u bovendien vragen om schadevergoeding. Wellicht kunt u vanaf januari 2010 ook bij een rechter vragen om vernietiging van een overeenkomst als de aanbesteder een contract heeft gegund maar het aanbestedingsrecht niet (juist) heeft toegepast.

Zijn er naast formeel juridische methoden ook nog andere methoden om aanbestedingsprocedures te beïnvloeden?

Jazeker. U kunt aanbestedingsprocedures vooraf beïnvloeden door regelmatig met inkopers of andere personen binnen de organisatie van de aanbestedende dienst te spreken en hen te vertellen wat u zoal kunt en welke richtprijzen daarvoor gelden. De aanbestedende dienst weet dan in ieder geval wat er op de markt is te krijgen en u bent degene die deze informatie ter beschikking stelt. Daarnaast kunt u ook gesprekken aanvragen met bijvoorbeeld bestuurders (wethouders, gedeputeerden, enz.) en politici (raadsleden, statenleden, enz.) om op hoger niveau invloed uit te oefenen op hoe aanbestedende diensten hun procedures uitzetten en wat zij zoal (niet) aanbesteden.

Staat uw vraag er niet bij?

Stel uw vraag via ons contactformulier en en onze adviseurs nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.