Scoor maximaal op tenders

Het is bijna onoverkomelijk. Steeds meer opdrachten worden aanbesteed. Er komt dagelijks een hele brei aan mogelijke opdrachten langs. Het is dan belangrijk dat u in staat bent snel in te schatten, of u aan de aanbesteding mee gaat doen. Vooral, hoe groot de kans is dat u gaat winnen. Dat hangt er vooral vanaf hoe graag u wilt, hoe warm u bij de aanbesteder bent, maar bovenal hoe uw bedrijf zich onderscheidt naar de concurrenten en matcht met de gunningscriteria.

Het aantal tenders - ook bij decentrale overheden en nationale ondernemingen - neemt snel toe door professionalisering van inkoop en verdere technologische ontwikkelingen. Dit heeft belangrijke gevolgen: er worden meer aanbieders uitgenodigd, de markt wordt transparanter, persoonlijke contacten lijken minder belangrijk, de verkoop is minder persoonlijk en het rendement en de kwaliteit worden gemeten aan de hand van schriftelijke antwoorden.

Wat zijn de consequenties voor u als verkooporganisatie?

• Uw verkoopkosten stijgen doordat u veel tijd in het lezen en beantwoorden van tenders moet steken.
• Als uw commercieel team onvoldoende kennis en ervaring heeft met tenders, verliest u omzet.
• Het inschrijven op tenders kost u veel tijd, geld en energie. Als u niet gespecialiseerd bent, zult u vaak uw beste mensen inzetten. En met een gemiddelde 'shortlist' van vijf partijen zult u vaak verliezen.
• Tijdsdruk en onzekerheid leiden snel tot het 'weggeven' van marge.

Hoe kunt u anticiperen?

Als belangrijkste uitgangspunt geldt dat u in uw eigen kracht en kwaliteiten moet geloven. Maar u zult ook aan de volgende zaken moeten werken:

• Zorg dat uw verkoopprofessionals continu bouwen aan hun netwerk van prospects en klanten die tenders uitschrijven. Uw kansen stijgen als u de beslissers en beïnvloeders (en hun drijfveren) in een tendercommissie kent.
• Zorg dat de markt u en uw waarde kent door uw verkoopargumentatie goed neer te zetten, zodat u uitgenodigd wordt voor tenders die bij u passen!
• Ontwikkel een 'tender-kwalificatie-procedure'. Formuleer welke tenders u wilt winnen en aan welke tenders u niet mee wilt doen!
• Richt uw commerciële processen goed in. Grote delen van het tenderproces zijn professioneel te standaardiseren. 'Lichte' professionals kunnen dit werk prima doen. Zo kunt u tegen geringe kosten prijsschieten op tenders met een voor u lagere winstkans.

Hoe pakt u tenders aan?

Belangrijk om tenders goed aan te pakken is zelf leidend hierin te zijn. Naast al eerder genoemde punten zoals goed netwerken, zelf vooraf actief zijn bij gewilde prospects en zorgen voor een sterke naam en propositie in de markt gaat het om het zelf bepalen aan welke tenders u mee wilt doen, het vooraf inschatten hoe uw kansen liggen om vanuit deze zaken uw strategie en propositie vorm te geven. U bepaalt dus als u meedoet hoeveel tijd u in de beantwoording steekt en wat u aanpak wordt.

Het is van belang dat u inschat:

• Hoe kansrijk het tender traject is (de kwalificatie)
• Hoe de deelname aan het tender traject wordt ingezet (de strategie)

U kunt met drie vragen inschatten hoe kansrijk de tender voor u is:

1) Macht en Relatie: Hoe sterk is de relatie tussen uw bedrijf en de account/prospect?

Dit heeft alles te maken met hoe de huidige relatie is, hoe bekend u bent met de beslissers en met hun behoeftes. Het scheelt enorm als u, of iemand in uw netwerk, de eisen/wensen van de beslissers en de organisatie in zijn geheel goed kent.

2) Winkans: Hoe goed kan uw bedrijf voldoen aan de belangrijkste besliscriteria?

De tenderuitkomst wordt bepaald op basis van de mate waarin de diverse aanbieders kunnen voldoen aan de criteria die gesteld worden. In bijna alle gevallen wordt in de tenderdocumentatie aangegeven wat de beslissingscriteria zijn en hoe belangrijk deze zijn. Overheden zijn verplicht om open kaart te spelen ten aanzien van criteria. In ieder geval zult u een inschatting moeten maken van de criteria en de mate waarin alle aanbieders daaraan voldoen. Probeer uw kansen in te schatten vanuit het perspectief van de aaanbesteder, en hoe die tegen uw bedrijf en aanbod aankijkt, en dat van mogelijke concurrenten. Noteer de relevante criteria in volgorde van belangrijkheid en benoem daarbij het ingeschatte belang uitgedrukt als percentage van het totaal aan criteria. Geef uzelf een cijfer voor elk van de criteria, waarbij u een inschatting maakt van hoe de aanbesteder de aanbiedingen van uw bedrijf en de concurrenten zal beoordelen, uitgaande van hetgeen de aanbesteder belangrijk vindt en wat u van van de concurrenten verwacht. Dit helpt ook om te bepalen aan welke vragen of onderdelen van de tenderbeantwoording het belangrijk is om extra aandacht te besteden. Criteria kunnen onder andere zijn

• Dekking van de locaties (kunt u op alle locaties leveren?)
• Dekking van de diensten (hoeveel van de gevraagde producten/diensten kunt u leveren en in welke mate?)
• Kwaliteit van de dienstverlening (bent u de beste of een van de velen, hoe innovatief bent u, hoe staat u bekend?)
• Aanvullende diensten (Wat kunt u extra leveren - bijv. aanpassingen of maatwerk?)
• Innovatie (Waar bent u mee bezig voor de toekomst, hoe innovatief staat u te boek?)
• Maatwerk dienstverlening (mate waarin leveranciers mee willen denken in aanpassen diensten)
• Prijsstelling (prijsniveau en prijssamenstelling)
• Kwaliteit van de samenwerking (communicatie, aanspreekpunten)
• Bereidheid tot investeren (Wilt u mee ondernemen met uw klanten?)
• Kostenbesparingen (In welke mate kunnen uw producten/diensten een bijdrage leveren in kostenbesparingen?)

3) Bereidheid: Hoe belangrijk is deze account/prospect voor uw bedrijf?

Hierbij gaat het om de vraag hoe belangrijk deze order is voor uw bedrijf en dus hoe groot de bereidheid is om deze te winnen. Uitgangspunt is dat hoe hoger de bereidheid, hoe eerder uw bedrijf genegen is om een extra scherpe propositie neer te leggen. Dit hangt af van zaken als: het volume van de order, de geografische concentratie ervan, de verwachte marge, de dekkingsbijdrage (draagt bij aan dekking van vaste kosten), de complexiteit van de implementatie en de uitstraling (in hoeverre zal de order positief bijdrage als referentieaccount).

Op basis van deze criteria en uw invulling bepaalt u hoe graag u deze tender wilt winnen. Als uw kansen laag liggen, moet u in principe niet meedoen, tenzij er mogelijkheden zijn om een (specifiek) deel van de opdracht in te vullen of om de regels van de tender te wijzigen, bijvoorbeeld door als onderaannemer meete liften bij een andere indiener die meer kans heeft. Als uw kansen middelhoog liggen, moet u in principe meedoen. Afhankelijk van de specifieke aspecten waarop u minder scoort, moet u bepalen welke strategie u volgt, want er moet hier dan nog wel behoorlijk aan de weg getimmerd worden. Ook kan de mogelijkheid van een indiening in consortium hierbij overwogen worden. Als u kansen hoog liggen, is het duidelijk: u moet alles uit de kast halen om de aanbesteding binnen te halen. U moet dan waarschijnlijk meer maatwerk in de inschrijving brengen en aan alle details genoeg tijd en aandacht besteden.

U zet dan een inschrijvingsteam op, die de tender uitwerkt. Bijna altijd is hierbij maatwerk nodig, maar een aantal standaard teksten zijn natuurlijk handig om achter de hand te houden. Simpel knip- en plakwerk en recycleren van andere offertes wordt door de aanbesteder bijna altijd negatief beoordeeld. Het is ook verstandig om externe expertise in bid writing in te zetten, voor de regie en/of het handwerk.

Door: Salesgids (en licht bewerkt)